No obstante el tema del levantarse pronto, soy una persona de mañanas productivamente hablando.  A medida que va pasando el día, necesito relajar mi actividad porque soy consciente de que no rindo tanto como lo hago por la mañana. Si a esto sumamos que la mayoría de compañeros del despacho empiezan a trabajar a partir de las nueve, esa hora de tranquilidad matinal se me aparece como la panacea del momento-para-hacer-cosas-sin-interrupciones.

Me costó darme cuenta de que era una persona de mañanas pero, una vez sabido, es muy útil para mí conocer que – en lo que depende exclusivamente de mí- las tareas más pesadas me salen mejor si las hago a primera hora de la mañana y las más rutinarias o menos exigentes durante la tarde.

Creo que en esto de la organización, mucho depende de encontrar un buen sistema que sepas adaptar a tus necesidades. Y tus necesidades dependen de cómo seas y qué características tenga tu trabajo. Estos conocimientos no se te aparecen ni eres consciente de tenerlos por ciencia infusa; hay que buscarlos, provar, equivocarse, corregir -sobretodo – y un buen día empiezas a vislumbrar un sistema, tu sistema, con un poquito del de este que leíste, o del de aquél con el que trabajaste. Pero vas haciendote un sistema a tu medida.

No obstante, no podemos olvidar que gran parte de nuestro trabajo no se basa tanto en lo que nosotros necesitamos como en lo que necesita nuestro jefe y debemos adaptar nuestras habilidades para poder desempeñarlas de acuerdo con sus necesidades.

Ahí es nada…

El problema viene a ser que el ser humano es curioso por naturaleza y papeles por encima de la mesa o e-mails abiertos en tu pantalla, acaban por llamar la atención de los visitantes que circulan cerca de tu espacio. Este vicio es algo que me pone especialmente nerviosa y que puede derivar en que acabe por enojarme bastante.

Con el fin de evitar tanto espectador, he ido perfeccionando ciertos truquillos que me evitan discusiones:

- Sólo tengo documentos encima de mi mesa si son para entregar a otra persona (que entonces van debidamente guardaditos en un sobre multiuso de los que se usan en mi compañía para las entregas internas), si están pendientes de procesar (que entonces están bocabajo en mi bandeja de entrada) o pendientes de ser despachados por otra persona con mi jefe (que entonces también están bocaabajo, en una fundita de plástico con un post-it en el que indica la persona y la hora a la que va venir. Si la reunión fuera confidencial, los guardaria a cubierto, por si las moscas).

- Como decía, en mi bandeja de entrada física, se aglutinan bastantes papeles hasta que no la proceso (que acostumbra a ser un par de veces al día, si no más). Todo lo que llega a esta bandeja, se encuentra también bocaabajo (cartas, informes, papeles sueltos, anotaciones de mi jefe, anotaciones mías…to-do) y acostumbro a dejar encima un pisapapeles…no fuera que con el viento, se levantaran…

- Por lo que a la pantalla del ordenador se refiere, el tema me llevó más tiempo concretarlo. Al final opté por un icono de acceso directo que tengo en mi barra de herramientas y bloquea el ordenador con solo pulsarlo (te lleva a la misma pantalla que llegas si presionas Ctrl+Alt+Supr o Windows+L pero más rápido) para evitar miradas indiscretas cuando escribo según qué e-mails o trabajo en según qué documentos. Podéis ver cómo se hace el icono aquí.

- Sobre el teléfono…bueno, hacemos lo que podemos. Estoy en una zona abierta, apartada, pero abierta e intento realizar las llamadas que comportan cierta confidencialidad cuando la compañera que tengo más próxima abandona su mesa. No obstante, intento que mi voz nunca sea demasiado alta y que las palabras que puedan dar motivo de “escuchas no esperadas” se digas cuantas menos veces mejor.

Y, somos solo personas por lo que no podemos controlarlo todo y los imprevistos surgen: colegas que quieren ver al jefe “sólo serán cinco minutos”, reuniones inesperadas, citas que los jefes se agendan “si nuestro consentimiento”…cosas que pasan y que, en algunos momentos, pueden llegar a desastabilizar nuestro trabajo pero seamos concientes que no podemos evitarlas por lo que es mejor gestionarlas de la mejor forma posible:

- Cuando se trate de temas de agenda, pensemos que siempre es más fácil recolocar una reunión interna que una que implique a gente externa.

- A veces, no es tan necesario interrumpir a tu jefe. Plantea alternativas a la persona que pida verle: ¿una llamada telefónica?, ¿un email? quizá solo necesitan una respuesta que algún compañero del departamento pueda darles directamente…

- Cuando te sea posible, pregúntale a tu jefe si quiere que gestiones esas interrupciones de alguna manera concreta: no olvides que no sólo tu te organizas, ellos también tienen sus preferencias y quizá prefiera que gestiones los imprevistos de una manera concreta.

Seguro que reconocéis la situación: tareas empezadas, interrupciones o peticiones simultáneas. Cierto que priorizamos, cierto que decides qué es lo más adecuado en cada momento pero a veces las cosas surgen al a vez y es necesario hacerlo en ese momento.

Gestionar las interrupciones es quizá una de las cosas que más difícil se me hace pero también es cierto que el poder realizar varias tareas a la vez forma parte de lo que es nuestra profesión. Voy probando poco a poco trucos para perder el hilo lo mínimo indispensable:

• Apuntarme en qué punto dejo una tarea a medias
• Tener checklists de tareas recurrentes o de procedimientos largos, de forma que puedo ir haciendo una cruz a todos los pasos acabados y saber en cada momento por dónde voy.
• Dejar el archivo con que estaba trabajando, abierto en mi ordenador si no he podido apuntar el punto exacto dónde estoy en mi lista de tareas. Así evito que por el hecho de saltar de una tarea a la otra, mi cerebro olvide esa primera cosa que me tenía ocupada.
• Mi bandeja de entrada de papel físico: todo papelote que me llega va ahí. Y como la proceso de arriba a abajo un par de veces al día, me aseguro de que lo veré, decidiré qué hacer con ello y lo haré.

Y me enganché. Me enganché porque la idea en que se basa el sistema, me pareció aplicable, adaptable a mi día a día,personalizable por lo que se refiere a aquellos elementos con los que yo me siento más segura y cómoda trabajando, y gratuito (gran palabra a tener en cuenta, también). En resumidas cuentas, pensé que era un sistema que yo podía seguir fácilmente y que de verdad podía ayudarme a crear un poco de orden en el caos en que se había convertido mi día a día.

El sistema se basa en la premisa de:

Plasma en un sistema confiable, todo lo que tu cerebro cree que puede retener

[para tener la certeza de que podrás recuperarlo cuando quieras y no cuando a tu cerebro le vaya bien soltarlo. ¿De qué te sirve que te acuerdes en casa de algo que debías hacer en la oficina?]

Así pues propone como herramienta principal algo que todas hemos hecho cuando nos hemos sentido un poco abrumadas por las tareas: una simple y humilde LISTA. Estas son las mías:

Yo soy de las que necesita colores para ver las cosas claras y los colores me van fantásticamente bien, así que en mi lista de tareas (en Outlook como habréis reconocido), están categorizados en naranja aquellos temas que tengo que comentar con el jefe cuando se pueda, en verde cosas que espero de otras personas para poder seguir haciendo yo algo cuando las terminen, en turquesa marco aquellas tareas de las cuales recibiré un recordatorio para hacerlas mas adelante (recordatorio que yo he programado), en lila un seguimiento de temas específico sobre una persona en concreto (esta es por necesidad específica: mi jefe quiere saber qué temas se delegan a esa pesona en particular) y en rosa todo aquello que debo hacer cuanto antes mejor (lo que en argot de GTD llaman Next Actions).

Sobre esta ultima categoría, las tareas, he comprobado que lo mejor es que estén lo mas masticaditas posible: es decir, si en una de mis tareas escribo ” Gestionar el envío de documentación para la reunión del viernes 25″, lo más posible es que esta tarea se vea relegada detrás de otras cuya definición me resulta mucho más clara  como por ejemplo “Llamar a Claudia: ref: Nos envíe la presentación del Sr. Martínez por email para la próxima reunión de Seguimiento”.

El “gestionar…” de la primera tarea, engloba varias tareas dentro (imprimir la documentación, encuadernarla, preparar las etiquetas para los sobres, ensobrarla y, finalmente, entregarla a mensajería): 5 tareas que pretendía esconder en una sola y que mi cerebro (que ya me conoce) acaba por decir “Uff…que pereza…cuantas cosas”.

El sistema es un pelín más complejo que sólo esta lista pero ésta es su base. Ésta y un repaso semanal que purga las listas y pone las cosas en su sitio (objetos no identificados que han aparecido en tu mesa, carpetas que salieron del armario y nunca más volvieron…esas cosillas incomprensibles que pasan durante la semana…) dándote una visión de lo que realmente está en tu radio de acción.

Hay cientos de páginas en la red que hablan sobre GTD (y una troupe bastante numerosa de seguidores fieles). Os he hecho una pequeñísima recopilación pero seguro que encontraréis muchos más recursos.

Este artículo en la Wikipedia.

Este ejemplo de uso de Netvibes para GTD.

Este post sobre GTD.

Este otro post.

Existe la creencia generalizada de que somos capaces de recordar cualquier cosa, cualquier papelucho, con sólo verlo u oírlo una sola vez. Y vosotras no lo sé, pero os aseguro que yo disto mucho de tener esa facultad. Asimismo, corre la leyenda urbana que sabemos hacer funcionar cualquier aparatejo que ronde por la oficina: desde la fotocopiadora – que ahí, vale, lo acepto – hasta la máquina de vending – que por ahí no paso porque mis conocimientos de mecánica son más bien pobres.

Y también se cree que las plantillas de documentos brotan de la moqueta de la oficina, que queremos saber cuantas más cosas mejor porque somos un poco curiosillas y fácilmente se nos tacha de marisabidillas porque aplicamos lo que aprendemos a base de practicarlo.

Bueno. Todo esto y más forma parte de nuestra profesión. Una profesión que, a mí, me gusta cada vez más. Y me parece interesante compartir todo lo que sabemos para que todas saquemos provecho de ello.

Que, ¿os apuntáis?

Pues va, empecemos.